Las matrices en cascada.
Hola muy buenos días, el día de hoy me permitiré compartirles algo que acabo de descubrir e intentar aplicar en un municipio, se llaman las matrices en cascada. Voy a resumir el caso para hacerlo didáctico y espero que si te enfrentas a esta situación, te pueda servir estos tips.
El caso es el siguiente: Los municipios tienen distintas unidades administrativas o centros gestores, entre los cuales está la Tesorería. La Tesorería se encarga de administrar la Hacienda Pública del municipio con la finalidad de dotar recurso a las Dependencias y Entidades para que ellas a su vez cumplan los objetivos de sus programas presupuestarios.
Supongamos que la Tesorería tiene su propia Matriz de Indicadores para Resultados (MIR); y el reglamento de la Tesorería indica que dependen otras áreas de la Tesorería, por ejemplo: la Dirección de Contabilidad y Presupuesto, Inversiones Públicas, Dirección de Catastro, Impuestos inmobiliarios, Dirección de Ingresos y Dirección de Finanzas por mencionar algunas.
La pregunta
Las Direcciones también tienen cada una su propia Matriz de Indicadores para Resultados (MIR); La pregunta que todos nos hacemos es: Qué es lo más correcto o conveniente, ¿que exista una sola MIR por Dirección General? ¿o que cada uno de los Centros Gestores tenga su propia MIR?
Una posible salida en falso es que cada Centro Gestor tenga su MIR pero de forma aislada una de la otra, a pesar de que formen parte de la Tesorería y por ende persigan el mismo objetivo general.
Bueno, en el Manual del ILPES 68 encontramos una respuesta a esta pregunta: Sugieren usar Matrices en Cascada.
Definición de Matrices en cascada
Las Matrices en Cascada son varias matrices que desagregan objetivos complejos en objetivos más simples y éstos en otros aún más simples; lo que permite crear un juego de matrices cada una con su objetivo, sin perder de vista el objetivo general.
Una situación de ocurrencia común, es observar programas de distinto tamaño y complejidad, que responden objetivos de distinta magnitud y complejidad. Esta situación puede manejarse desagregando los objetivos más complejos en objetivos más simples de lo necesario y éstos en otros aún más simples, estableciendo juegos de matrices capaces de dar cuenta de cada objetivo desagregado, sin perder de vista el todo más complejo.
ILPES manual 68
En el ejemplo que comento de la Tesorería, su Matriz contendría el objetivo general y el panorama más amplio. Digamos que tendrá su Fin, su Propósito, Componentes y Actividades. Aquí viene la clave, cada componente de la MIR de Tesorería es un Objetivo (o un Propósito) de las MIRs desagregadas de las demás Direcciones.
Tabla de desglose analítico de objetivos
Para tener el esquema general, el ILPES sugiere crear una TABLA DE DESGLOSE ANALÍTICO DE OBJETIVOS. A partir de esta tabla, de acuerdo con el Manual ILPES 68, es posible generar un conjunto de matrices en cascada, que reflejan tanto el programa general, como los subprogramas de distinto orden que se insertan bajo el paraguas de ese programa general.
De esta manera la Tesorería tiene su MIR, y también las demás Direcciones tienen su MIR, todas ordenadas lógicamente como parte de un todo integral.
Los pasos para generar Matrices en cascada
Los pasos (resumidos) que sugiere el ILPES para generar Matrices en Cascada son:
- Tomar el programa más general y preparar la Tabla de Desglose Analítico de Objetivos. Esta tabla puede tener todos los niveles que sean necesarias.
- En este ejemplo, con los primeros 4 niveles se construye, ordenadamente, la Columna de Objetivos del programa a nivel del Tesorero.
- Para cada Componente anterior se puede construir su propia Matriz. Para ello nos desplazamos una columna a la derecha de la tabla y trasladamos los objetivos correspondientes.
Las dudas
Yo me preguntaba, si para generar matrices en cascada, las de las Direcciones toman el Fin como el Propósito de la Matriz de Tesorería, y el Propósito como los componentes de la Matriz de Tesorería… que pasa con los resúmenes narrativos,… ya no se van a cumplir? y la respuesta del ILPES es la siguiente:
El fin ya no es en forma estricta un «objetivo de desarrollo de nivel superior e importancia nacional, sectorial o regional, a cuyo logro contribuirá el programa a mediano o largo plazo, sino que el Fin de una matriz inserta en alguna parte de la tabla de desglose, debe corresponder a un objetivo ya definido en un lugar preciso de la tabla.
Es frecuente encontrar que algunas matrices “en cascada” optan por colocar en todas ellas el mismo Fin, que sería el Fin institucional más alto. Este error proviene de ciertas concepciones incorrectas, que exigen que el Fin de un programa sea un objetivo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo.
ILPES Manual 68
Conclusión
El conjunto de matrices en cascada, es un concepto que nos da una herramienta de posible solución o respuesta a la duda planteada en el inicio. Es mejor una matriz por Dirección General? o cada Dirección de área que tenga su MIR?
El conjunto de matrices “en cascada”, vinculadas entre sí por la tabla de desglose analítico, es un instrumento valiosísimo, que permite ver el todo y sus partes en base a la misma nomenclatura. Obviamente ya no se trata de una matriz de 4X4, sino de un cuaderno de matrices, cada una de las cuáles es de 4X4 y muestra, como en un zoom, el entorno inmediato de cada programa inserto en el programa general. Lo importante es que, en este contexto, las matrices no son independientes ni gozan de grados de libertad. Cualquiera modificación que se haga en una de las matrices internas, altera las demás. Por ello, el entramado complejo contenido en el cuaderno, se convierte en una eficaz herramienta para la organización del trabajo, la delegación de funciones y la coordinación.
ILPES Manual 68
En todo caso, les comparto la recomendación de una Auditora: esto se trata de arrastrar el lápiz. Es tomar una hoja y un lápiz y comenzar a Diseñar las Matrices, va a ser prueba y error, y siempre va a haber oportunidad de mejorar el Modelo de Gestión para Resultados de la Institución.
Mucho éxito y espero que haya servido este episodio. Si tienes alguna duda, podemos iniciar la conversación en el formulario de contactar.
-Isaac