94. Anne Milgram y las estadísticas inteligentes

Anne Milgram y las estadísticas inteligentes

¿Quién es Anne Milgram?

Anne Milgram es definida en Wikipedia como una abogada, política y académica. Fue la Fiscal General de Nueva Jersey número 57, del 2007 al 2010, y reformó el Departamento de Policía de Camden e introdujo evidencia y datos en la toma de decisiones sobre como combatir el crimen y promover la seguridad en las comunidades.

Dos preguntas sin respuesta

Y ella menciona que cuando se conviritó la Fiscal General del Estado de Nueva Jersey en 2007 dos cosas pasaron en la forma que veía la justicia criminal:

  1. Quería conocer a quiénes estaban enviando a las cárceles
  2. Quería saber si las desciones que estaban tomando hacían del Estado un lugar más seguro.

Y no obtuvo información para responder esas preguntas.

Resulta que se percató que una agencia de seguridad del tamaño de Nueva Jersey no estaba recolectando ni analizando información que realmente fuera importante. Y ella cuenta que después de semanas de frustración, entró a una reunión llena de detectives, con montones de archivos de casos con antigüedad de 5 años, revisándolos uno a uno y tratando de extraer la información que Anne Milgram les requería.

Y ella cuenta que cuando finalmente rescataron la información, resultó que la estrategia que habían estado siguiendo no era la más adecuada. Resulta que solo habían casos de personas que vendían droga en cantidades pequeñas en la zona donde estaban las oficinas del departamento de seguridad.

Después ella cuenta que pasó todo un día en el departamento de policía de Camden, que era en ese entonces la ciudad de los Estados Unidos más peligrosa. Y lo que Anne encontró fue que en una oficina en donde el personal se reunía, hacían anotaciones con post-its pegados en la pared, con lo que concluyó que todos los registros se estaban haciendo manualmente, sin integrarlos en un sistema informático y sin aprovechar la tecnología.

Decisiones basadas solamente en instintos y experiencias

En otras palabras, estaban tratando de reducir la violencia sin información histórica, sin análisis estadísticos, sin compartir la data recolectada, sin retroalimentación en los sistemas para tomar mejores decisiones para reducir los crímenes.

En sus posiciones anteriores estaba acostumbrada a tomar Decisiones basadas en instintos y en la experiencia, pero cuando llegó a ser la Fiscal General de Nueva Jersey, pudo tener una visión más amplia de todo el sistema, y se dió cuenta que las decisiones se tomaban basadas en instintos y experiencias no solo en una área del sistema de justicia de Nueva Jersey sino en todo el sistema.

Moneyball aplicado en la justicia criminal

No estaban haciendo cosas bien, así que Anne decidió introducir rigurosos análisis estadísticos en el sistema. Quería hacer Moneyball aplicado a la justicia criminal, haciendo referencia a la película de Brad Pitt en donde el equipo de los Atléticos de Oklands usó estadísticas para seleccionar a los jugadores que les ayudarían a ganar los juegos.

Funcionó en el beisbol y también en el departamento de Policía de Camden. Los asesinatos disminuyeron un 41% lo que representó 37 vidas salvadas y otras estadísticas fueron a la baja, lo que representó un gran avance en la ciudad, ya que la seguridad promueve la educación, la salud.

Sin embargo en el sistema de justicia de EEUU, 2/3 de la población en prisiones se encuentran esperando juicio, 67% personas que son liberadas regresan a la cárcel (es uno de los índices mas altos del mundo).

La pregunta es cómo podemos usar datos y análisis para mejorar nuestro trabajo. Anne comenta que por ejemplo, cuando una persona es arrestada, lo ideal es que si no supone un riesgo para la sociedad, no se debiera encarcelar, pero si supone riesgos sí se debiera de encarcelar.

Pero la data dice lo contrario. Las personas no peligrosas representan el 50% de la población de las cárceles.

Por ejemplo, una persona llamada  Leslie Chew robo 4 mantas en una noche de frío, fue arrestado y enviado a prisión. Se le requirió una fianza de 3500 dolares que no pudo pagar y permaneció 8 meses en prisión esperando el juicio. Esta permanencia le costó a los contribuyentes 9 mil dolares.

Por otro lado, las personas que si son peligrosas, que son el 50% de la población de las cárceles, son liberadas.

La evaluación del riesgo universal

Anne dice que en el sistema de justicia las decisiones eran tomadas de manera subjetivas: experiencia e instinto para saber si una persona representa un peligro para la sociedad. Las decisiones subjetivas son frecuentemente erróneas. Se necesitan datos duros y análisis estadísticos para evaluación de riesgos.

Así que Anne hizo una investigación y encontró que solo el 5% de las oficinas de justicia en el país el EEUU usan análisis y datos para toma de decisiones. Y es solo el 5% porque el sistema que tienen es costoso, lento, con muchas restricciones y sin posibilidad de transmitir el conocimiento a sus colegas.

Así que Anne y su equipo tomaron la decisión de analizar 1.5 millon de casos y 900 factores de riesgos para averiguar cuáles son lo más importantes. De tal forma que nació una herramienta llamada Evaluación de riesgo universal.

Una herramienta muy sencilla la cual se usa cuando una persona es arrestada; es digamos como un expediente, en donde se ingresan datos como por ejemplo las condenas anterioes de la personas, sus cargos actuales, su vinculación con los actos de violencia, su reincidencia a actos criminales, etc.

Y según Anne, ésta herramienta puede predecir 3 cosas:

  • Si alguien cometería o no un crimen después de ser liberado
  • Si alguien cometerá un acto de violencia una vez liberado
  • Predecir cuando volverá al juzgado

Esta herramienta está disponible para todos los jueces de EEUU, lo que ven los jueces es un tablero de control o dashboard con tres indicadores: 1) Score de la actividad criminal, 2)el grado de violencia del sujeto y 3) Score de probabilidad de volver a los juzgados.

Análisis de datos + experiencia + instintos = mejores decisiones

Anne dice que no se trata de eliminar el instinto y experiencia de los jueces, sino de usar el análisis de datos más la experiencia e instinto para toma de decisiones. Con el objeto de liberar a las personas que no representan un riesgo y no liberar a las personas que representan una amenaza, y en consecuencia tener calles mas seguras, reducir costos del sistema penitenciario y tener un sistema de justicia más justo.

La buena noticia es que funciona, por eso google es google, por eso facebook es facebook, por eso se está usando en diversas áreas.

Algunos lo llaman la Ciencia de los datos, Anne lo llama optimización del sistema de justicia penal o Moneyball in criminmal justice por la película de Brad Pitt.

 

 

 

 

93. Importancia del uso de datos en la toma de decisiones

Uso de datos en la toma de decisiones

Estoy tomando un curso en la plataforma Edx que se llama: «Datos para la efectividad de las políticas públicas», y el día de hoy voy a comentar sobre una lección que se llama: «Importancia del uso de datos en la toma de decisiones».

En algunos puntos profundicé un poco más, hice una investigación no tan profunda y en otros aspectos simplemente voy a parafrasear lo que aprendí en esa clase; la lección comienza de la siguiente manera:

La Ley de Moore

¿Te ha pasado que compras una computadora del modelo más reciente y al cabo de unos meses ya salió el nuevo modelo que supera la capacidad y las características de su predecesora? Esa es una forma de explicar lo que es la Ley de Moore.

Cuenta la historia que Gordon Moore, cofundador de la empresa Intel, predijo en 1965 que el número de transistores por pulgada en los circuitos integrados se duplicaría cada 18 meses y que esa tendencia continuaría por lo menos 20 años.

En la actualidad, la Ley de Moore sigue vigente y se espera que se continúe desarrollando nuevas tecnologías con chips mucho más pequeños. Cuando Moore hizo sus declaraciones, el chip más complejo contaba con 64 transistores, hoy el Pentium IV tiene 55 millones.

Estamos en una época donde las computadoras han incrementado su potencia de cálculo con relación a su precio; imagínate, un equipo de 1,000 dólares es mucho más potente que las computadoras de millones de dólares que se vendían en años pasados.

La maestra del curso mencionó otro dato para darnos cuenta de la magnitud de la Ley de Moore: es muy probable es que tu smartphone sea más poderoso de lo que era todo el programa APOLO de la NASA para llegar a la luna en los años 60s.

Navegando en el mar de información

Con estos avances tecnológicos, podemos decir que estamos expuestos a un mar de información como nunca antes; estamos siendo bombardeados por todos los contenidos que se generamos día con día. Notificaciones de facebook, whatsapp, instagram, correos electrónicos, twitter, etc.

El Foro Económico Mundial afirma en su artículo «if social networks were countries, which would they be?» mencionan que los usuarios activos de Facebook (1,860,000,000) superan la población de China (1,373,000,000) por lo que sería hipotéticamente el «país» más grande, incluso por encima del gigante asiático.

Por otro lado, la maestra del curso mencionó que tan solo en el año 2012, se calcula que hemos creado más datos que todos los datos producidos hasta la fecha en la historia de la humanidad. Durante ese año, produjimos 2,4 EB (Exabytes) de información cada día; que son 2,5 quintillones de bytes de datos o el número 25 seguido de 17 ceros.

Cada año se duplica el ritmo de producción de datos,… todas las fotos que tomamos, nuestras publicaciones en las redes sociales, las compras por internet que realizamos (mercado libre, amazon, etc.) Es cierta manera escalofriante la información que internet está recabando de nosotros, incluso sin no tenemos cuidado, lo que otros pueden saber de nosotros mismos a través de nuestras publicaciones… pero viendo el lado positivo: ¿Cómo podemos aprovechar toda la información para el bien del desarrollo de políticas públicas?

El Big Data

Seguramente has escuchado sobre el Big Dataes un concepto el cual trata de analizar montones de datos para extraer información para la toma de decisiones. Se trata de identificar correlaciones entre diferentes variables para dibujar un panorama más amplio de soluciones a problemas públicos.

Big Data, dicho de una manera más correcta, no es simplemente una gran cantidad de datos. Big Data está basado en tres V:

  • Volumen: (Mucha data, mucha información)
  • Velocidad: Se genera mucha información MUY RÁPIDO
  • Variedad: Variación de fuentes de información, formatos y estructuras.

¿Cuántas evaluaciones se habrán realizado? o estudios, o investigaciones que cuestan a la población y que contienen información súper valiosa pero termina guardada en una computadora o peor aún, en hojas impresas sin digitalizar y archivadas en algún cuarto oscuro.

Lo que más me gustó de la clase de la maestra es que recomienda ampliar el espectro de datos que recibimos, recolectar todo lo que podamos y estar listos para sorprendernos cuando lo que descubrimos pueda ser opuesto a lo que creíamos verdadero.

La maestra menciona ejemplos de políticas públicas que fracasaron debido a que los responsables de su diseño no examinaron información disponible sobre el comportamiento de los mercados, de las tendencias.

Ejemplo sobre la detección de VIH en mujeres embarazadas en Kenia

Partimos del punto en que la mayoría de los Sistemas de Salud en el mundo, tienen clínicas o unidades médicas que hacen servicios preventivos o de atención a la población, y lo cierto es que unas tienen excelente desempeño y otras no tanto. Y el maestro del curso afirma que se pueden aprovechar las mejores prácticas para ayudar a las que tienen peor desempeño.

Esto se puede aplicar a temas de HIV, diabetes, atención prenatal, vacunas; pero lo interesante es que no nos debemos quedar a nivel de promedios, sino debemos analizar desde la unidad mínima de información disponible de cada unidad médica.

La clase continúa con un ejemplo del PEPFAR (President´s emergency plan for AIDS relief), el cual es el programa más grande de EEUU de asistencia para el desarrollo en salud y el ejemplo es sobre el SIDA en África. Este programa es muy importante porque ayudan a detectar en clínicas a mujeres embarazadas que están infectadas con HIV y previenen la transmisión a su bebé.

Sorpresa, sorpresa

¿Recuerdas que debemos estar atentos y sorprendernos de las información de los datos? Bueno, pues contrario a lo que la mayoría pudiera pensar, en Kenia (un país de África) solamente encontraron mujeres infectadas en la mitad de las clínicas, no en todas.

Lo que se estaba haciendo antes de conocer eso, es que se distribuían recursos a todas las clínicas de Kenia para que todas tuvieran la capacidad de detectar mujeres embarazadas y tratarlas.

Pero si la mitad de clínicas no detectaron ni una mujer infectada y 80% de las mujeres infectadas estaban en 28% de las clínicas, implicaba una reasignación de los recursos. Es decir, dar prioridad a las clínicas o unidades médicas donde están las mujeres infectadas.

Esta acción mejoró el desempeño del programa, ya que propició que hubiera más recursos donde se necesitaban.

Y lo mismo puede pasar y pasa con otras enfermedades crónico degenerativos en las clínicas o unidades médicas. Al usar datos, y al analizarlos, se pueden asignar o reasignar los recursos de una mejor manera.

Y el profesor dice que lo que más le gusta es cuando se encuentran en los datos algo que nadie esperaba. El mismo profesor que ha trabajado en el tema del SIDA muchos años, no esperaba que el 50% de las clínicas de Kenia podían no estar encontrando mujeres infectadas.

Conclusiones

Hace 10 años no teníamos las posibilidades de hoy en día. Toda la información disponible podemos analizarla a través de distintas herramientas, y mejor aún otras bases de datos podemos traerlas al ruedo y si tenemos un punto de comparación entre las bases de datos entonces podemos descubrir información para mejorar al programa.

El profesor concluye que existen dos áreas de oportunidad para los sistemas de salud con el uso de información en la toma de decisiones:

  • Recibir retroalimentación de su desempeño y aprender de los mejores
  • O bien, identificar a través de la data los problemas estructurales y arreglarlos.

Me despido con una frase de Stephen Frew:

Los números tienen importantes historias que contar. Ellos confían en ti para que les des voz.

-Isaac Figueroa

92. Términos de referencia de la Evaluación de Consistencia y Resultados

Evaluación de Consistencia y Resultados

Muy buenas noches a todos y bienvenidos a un episodio más del Podcast Matriz de Indicadores para Resultados desde ABBA INSADISA.

El día de hoy me permitiré compartir sobre los Términos de referencia de la Evaluación de Consistencia y Resultados publicados en enero del 2017 por el CONEVAL.

¿Qué es una Evaluación de Consistencia y Resultados?

Es una de las muchas evaluaciones que se le pueden practicar a un programa presupuestario, en donde el objetivo de acuerdo con el CONEVAL, es evaluar la consistencia y orientación del programa con la finalidad de proveer información que retroalimente su diseño, gestión y resultados.

Como sabemos, toda evaluación tiene como objetivo precisamente retroalimentar al programa, para mejorarlo, y con ello mejorar la atención a la población a la que va dirigido. Creo que no hay mayor satisfacción para un evaluador el saber que sus recomendaciones son tomadas en cuenta y que contribuyen para mejorar la calidad del gasto público.

¿Cómo se realiza?

Por lo general esta evaluación se realiza a través de cuestionarios o entrevistas que el evaluador solicita a la organización gubernamental ejecutora del programa; lo que se conoce como revisión de gabinete, ya que una vez recibida esa información, el evaluador se dispone a analizarla y en caso de dudas pues las hace a la dependencia o entidad.

Estructura de la Evaluación de Consistencia y Resultados

I. Características del programa

Primeramente se debe realizar una sección en donde se indiquen las características del programa. (Máximo 2 cuartillas)

  • Nombre del programa, siglas, dependencia, año de incio, etc.
  • Problema o necesidad que pretende atender
  • Metas y objetivos nacionales, estatales o municipales a los que se vincula
  • Descripción de los objetivos del programa, y bienes y servicios que ofrece
  • Identificación y cuantificación de la población potencial, objetivo y atendida
  • Cobertura y mecanismos de atención
  • Presupuesto ejercido en el año anterior y presupuesto asignado en el presente ejercicio fiscal
  • Principales metas de Fin, propósito y componente.
  • Valoración del diseño del programa respecto a la atención del programa o necesidad.

II. Diseño

En esta sección de la evaluación se revisa la lógica y congruencia del diseño del programa, a través de la definición de problema, identificación de la población universo, población objetivo, cuantificación de la misma. Se revisa también la vinculación con los instrumentos de planeación, la normatividad aplicable y si existen otros programas estatales, o federales o municipales que sean coincidentes.

III. Planeación y Orientación a Resultados

Posteriormente se revisa si el programa cuenta con instrumentos de planeación y orientación a resultados.

IV. Cobertura y focalización

En esta sección se revisa si existe primeramente una cobertura definida, y si hay una estrategia de cobertura de mediano y largo plazo y los avances en el ejercicio fiscal evaluado.

V. Operación

Del dicho al hecho hay mucho trecho, y dicen que un Excel todo lo aguanta. En esta sección de la Operación, se analizan los principales procesos establecidos en las Reglas de Operación del programa, así como los sistemas de información para la recopilación de información y sus mecanismos de rendición de cuentas.

VI. Percepción de la población atendida

Según CONEVAL, se trata de identificar si el programa cuenta con instrumentos que le permitan recabar información para medir el grado de satisfacción de los beneficiarios del programa.

VII. Medición de resultados

Finalmente se examinan los resultados del programa respecto de la atención del problema para el que fue creado.

El papel del Proveedor

En estos mismos términos de referencia del CONEVAL, vienen las responsabilidades y compromisos del proveedor que realizará la evaluación, además de los mecanismos de administración, verificación y aceptación del servicio.

Criterios técnicos de la evaluación

Temas de evaluación y metodología

La evaluación de consistencia y resultados se divide en los seis temas que comentamos de acuerdo con la distribución de CONEVAL:

  • 13 preguntas de Diseño
  • 9 de Planeación y orientación a resultados
  • 3 de cobertura y focalización
  • 17 de operación
  • 1 de percepción de la población atendida
  • 8 de medición de resultados

 

Criterios generales para responder las preguntas

Dentro de los seis temas, hay 34 preguntas que se responderán Sí o No, sustentado con evidencia documental y explicando los argumentos de la respuesta seleccionada.

En caso de que la respuesta sea que Sí, se deberá seleccionar uno de los niveles de respuesta definidos para cada pregunta. Hay niveles que cumplen con menos requisitos y niveles que cumplen más requisitos.

Las 17 preguntas restantes, se deben de responder con base en un análisis sustentado por evidencia documental.

Las preguntas las puedes consultar en los Términos de Referencia de la Evaluación de Consistencia y Resultados publicados por el CONEVAL.

Las principales recomendaciones según mi experiencia

  • Cuantificar la población objetivo que el programa presupuestario pretende atender.
  • Desarrollar una justificación empírica que permita determinar la alternativa más adecuada para la atención del problema público identificado.
  • Revisión del nivel propósito para que cumpla con la MML
  • Revisar los indicadores para que cumplan con los criterios CREMAA
  • Evitar las metas de «lo realizado» con respecto de lo «programado»
  • Elaboración de un plan estratégico del programa que surja a partir de un ejercicio de planificación institucional
  • Sistematizar los procesos de recolección de la información para que estén disponibles en cualquier momento para poder monitorear los avances.

Es todo por el día de hoy, muchas gracias y nos vemos el próximo miércoles.

-Isaac

 

91. Principios de la Gestión de Calidad

Principios de la Gestión de Calidad

Los principios de la gestión de calidad de la ISO 9001:2015 son siete:

  1. Enfoque al cliente
  2. Liderazgo
  3. Compromiso de las personas
  4. Enfoque a procesos
  5. Mejora
  6. Toma de decisiones basada en la evidencia
  7. Gestión de las relaciones

1. Enfoque al cliente

Los clientes son lo más importante de una empresa, es la razón de ser de la misma; por lo que en este punto se debe hacer énfasis en cumplir con los requisitos del cliente y tratar de exceder sus expectativas.

Lo que nos lleva a la siguiente pregunta:

¿Quiénes son nuestros clientes?

No solamente es conocer el nombre de la compañía o el puesto de la persona, sino creo es necesario hacer un análisis más profundo usando la técnica del Buyer Persona.

Buyer Personas son representaciones ficticias de nuestro cliente ideal. Nos ayudan a entender los clientes actuales pero también a los prospectos y a confeccionar mensajes acordes a sus necesidades, comportamientos y preocupaciones.

Una plantilla común que describe a una Buyer Persona contiene la siguiente descripción:

  • Antecedentes (Trabajo actual, trayectoria laboral, aspectos familiares)
  • Datos demográficos (Masculino o femenino, edad, ingreso, ubicación)
  • Identificadores (Tipo de comportamiento, preferencias de comunicación)
  • Sus Metas
  • Sus Retos
  • ¿Qué podemos hacer para?: ayudar a nuestro cliente o prospecto a cumplir sus metas, ayudar a nuestro cliente o prospecto a superar sus retos.
  • Sus Quejas frecuentes.
  • Objeciones comunes. ¿Por qué no compraría nuestro producto o servicio?
  • Arquetipo de mensaje de mercadotécnia
  • Elevator Pitch

2. Liderazgo

Los líderes en todos los niveles establecen la unidad de propósito y la dirección. Los líderes que deben pertenecer a la Dirección de la organización, deben crear condiciones para que las personas se comprometan en el logro de los objetivos de calidad de la organización.

Para ello pueden valerse de:

  • Comunicar en toda la organización la misión, visión, estrategia, la política y los procesos de la organización.
  • Proporcionar los recursos, formación y autoridad para actuar con responsabilidad y obligación de rendir cuentas.
  • Inspirar, fomentar y reconocer la contribución de las personas.

3. Compromiso de las personas

Las personas competentes, empoderadas y comprometidas son esenciales en toda organización.

Las acciones que pueden promover estos comportamientos son:

  • Facilitar el diálogo abierto para compartir conocimientos y experiencias.
  • Empoderar a las personas a analizar las restricciones de sus procesos y tomar iniciativas sin temor para mejorarlos.
  • Reconocer, agradecer y recompensar la contribución, aprendizaje y mejora de las personas.
  • Realizar encuestas de satisfacción de las personas, comunicar los resultados y tomar las decisiones adecuadas.

4. Enfoque a procesos

  • Para lograr impacto de largo plazo, antes la organización requiere lograr resultados a mediano plazo.
  • Para lograr resultados, antes la organización requieren generar bienes y servicios.
  • Los bienes y servicios son generados a través de Procesos.

Acciones para lograrlo:

  • Definir los objetivos del Sistema de Gestión de Calidad y de los procesos necesarios para lograrlos.
  • Establecer la autoridad, responsabilidad y la obligación de rendir cuentas para la gestión de los procesos.
  • Determinar las interdependencias de los procesos y analizar las modificaciones a los procesos individuales sobre el sistema como un todo.
  • Asegurar que la información para la operación, monitoreo y evaluación de los procesos esté disponible.
  • Gestionar los riesgos que puedan afectar a las salidas de los procesos y a los resultados globales del Sistema de Gestión de Calidad.

5. Mejora

Las organizaciones de éxito tienen un enfoque continuo hacia la mejora. La mejora nos permitirá generar diferenciadores que nos permitirán distinguirnos de la competencia.

Tom Peters en su libro «En busca del boom», mencionar que los únicos productos con futuro son aquellos que han sido creados por gente apasionada. Las empresas que temen hacer cambios para mejorar, no prosperarán en los mercados actuales.

Te invito a leer la fábula de los dos hombres y el problema del agua, que ilustra de una excelente manera la importancia de analizar y mejorar el producto o servicio que nuestra organización ofrece.

Acciones para lograrlo:

  • Promover objetivos de mejora.
  • Capacitar a las personas en herramientas básicas y nuevas para la mejora.
  • Dar seguimiento a los proyectos de mejora hasta su implementación.
  • Integrar las mejoras en el desarrollo de productos, servicios y procesos nuevos o modificados.

6. Toma de decisiones basada en evidencia

Las decisiones basadas en el análisis y la evaluación de datos e información tienen mayor probabilidad de producir los resultados deseados.

Acciones para lograrlo:

  • Determinar, medir y dar seguimiento a los indicadores clave para demostrar el desempeño de la organización.
  • Generar registros administrativos de manera confiable y consistente.
  • Analizar y evaluar los datos con métodos adecuados.
  • Capacitar al personal encargado de analizar los datos.

7. Gestión de las relaciones

Para el éxito sostenido, las organizaciones gestionan sus relaciones con las partes interesadas pertinentes, que pueden ser proveedores, socios, clientes, invesionistas, empleados y la sociedad en su conjunto.

Acciones para lograrlo:

  • Priorizar las relaciones a gestionar con las partes interesadas.
  • Establecer las relaciones que equilibren las ganancias a corto plazo con las consideraciones a largo plazo.
  • Reunir y compartir la información, la experiencia y los recursos con las partes interesadas pertinentes.
  • Fomentar actividades de desarrollo y mejora colaborativa con las partes interesadas.

90. Sistema de Administración de Compras, Almacén y Pagos y el Análisis de los involucrados

Análisis de los Involucrados

Antes de comenzar el episodio, les dejo el link del análisis del Flujo de Procesos del Sistema de Compras, Almacén y Pagos de ABBA INSADISA que menciono en este episodio:

Bienvenidos a un episodio más del Podcast Matriz de Indicadores para Resultados desde Abba Insadisa, el día de hoy platicaremos de un tema muy importante: en análisis de los Involucrados.

ISO y la MML

He estado leyendo documentación referente a los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC), y en la norma ISO 9001:2015 en el punto 4. Contexto de la organización y en específico en la sección 4.2 se habla sobre la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

La norma especifica que la organización debe determinar:

  • a) Las partes interesadas que son pertinentes al SGC.
  • b) Los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el SGC.

Antes en la norma anterior, las partes interesadas solo eran los clientes; ahora se pretende una visión más amplia, en donde las partes interesadas son, además de los clientes, los proveedores, los empleados, los accionistas, incluso los vecinos donde está ubicada la empresa físicamente, etc.

Lo anterior para hacer un análisis de todo el contexto e identificar los actores y sus expectativas.

Esto te lo comento porque cuando lo estaba revisando y preparando este episodio, encontré mucha similitud con lo que es en Análisis de los involucrados de la Metodología de Marco Lógico que es el tema que nos atañe hoy.

Te comento que estuve documentándome en internet y existen varias fuentes que hablan sobre este tema; no obstante lo anterior, decidí basarme en el Módulo 5 del Diplomado de PbR, en donde explican de manera muy puntual lo que es, las partes que lo componen y la utilidad de analizar los involucrados.

Definición

De acuerdo con la SHCP, el análisis de los involucrados sirve para identificar a las personas, grupos relacionados y toda persona afectada por el problema que el programa busca enfrentar y solucionar, con el objetivo de conocer sus intereses y posturas y determinar cuáles tienen mayor influencia para el buen desempeño del programa.

Asimismo, la SHCP afirma que este análisis permite la identificación de 2 elementos básicos el panorama y los intereses y expectativas:

  • Panorama: Obtener un panorama de todas las personas, grupos y organizaciones, que de alguna manera, están relacionadas con el problema.
  • Intereses y expectativas: Incorporar los intereses y expectativas de personas y grupos que pueden ser importantes e incluso determinantes para el éxito del programa.

Y ¿cómo es de utilidad conocer el panorama y los intereses y expectativas de los involucrados? la SHCP menciona varias estrategias que se pueden generar a partir de este conocimiento, y destaco dos:

  • Conocer, aprovechar y potenciar el apoyo de actores con intereses coincidentes respecto del Programa.
  • Disminuir la oposición de aquellos con intereses eventualmente opuestos al Programa.

3 Pasos para realizar el Análisis de involucrados

  1. Identificar Actores, Roles y posiciones

  2. Agruparlos por área de interés

    1. Aliados: Aquellos que les interesa que el programa tenga éxito y están interesados en resolver el problema.
    2. Adversarios: Aquellos que les interesa que el programa fracase y están interesados en que el problema se mantenga incluso se agudice.
    3. Neutros: Son indiferentes.
  3. Valoración de importancia, expectativas y fuerza de los involucrados

El paso siguiente consiste en definir la relevancia de cada uno de los actores en función si van a favor del programa o lo van a obstaculizar, con base también en su capacidad de influenciar e incidir en el programa presupuestario.

Para tal ejercicio la SHCP recomienda usar la herramienta denominada «Matriz de Expectativas-Fuerzas» que es una tabla con las siguientes columnas: Nombre de Actor/grupo de actores, Interés/expectativa, Importancia para la operación del programa (A), Fuerza para defender intereses (B), Posición (AxB).

Posteriormente habrá que diseñar estrategias con cada uno de los actores para asegurar el éxito del programa.

 

 

 

89. Contexto de la organización y análisis FODA

Contexto de la organización y su FODA

Introducción

He estado leyendo acerca de los Sistemas de Gestión de Calidad y de la norma ISO 9001:2015. Es en el punto número cuatro de la norma, el cual trata sobre el Contexto de la Organización, donde veo una gran similitud con lo que se conoce como Análisis FODA o Análisis SWOT. Decidí platicar sobre este tema en este episodio. Comencemos!

La norma ISO 9001:2015 en el punto cuatro «Contexto de la organización», y en particular en el 4.1 «Comprensión de la organización y de su contexto» afirma que la organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica y que afectan a su capacidad de lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de calidad.

Objetivo

El objetivo principal de este punto es que la propia organización en donde se implementa un Sistema de Gestión de Calidad, se conozca.

Es decir, un conocimiento externo positivo (oportunidades), externo negativo (amenazas); y un conocimiento interno positivo (fortalezas) e interno negativo (debilidades).

Los aspectos externos se refieren a cosas que no puede cambiar la organización, tales como: entorno legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social, económico.

Por otro lado, los aspectos internos se refieren a cosas que sí dependen de la organización o empresa, tales como los: valores, cultura, conocimiento y desempeño de la organización.

Aplicación

Yo recuerdo en mi infancia, que mis papás tenían una farmacia. Eso fue por ahí de los años 90s en México, donde todavía no llegaban las SuperFarmacias Guadalajara al Bajío, ni tampoco las Farmacias del Costco, o las ISSEG o las Benavides.

Haciendo retrospectiva un análisis FODA de la Farmacia Familiar sería:

Fortalezas:

  • Negocio con clientela.
  • Clientes satisfechos con la atención recibida.
  • Extenso surtido de productos.

Debilidades:

  • Restricción en días y horarios de atención.
  • No había capacidad de contratar más personal para extender el horario ni ampliar los turnos de atención.

Amenazas:

  • Llegada al mercado local cadenas de superfarmacias que ofrecen menores precios y horario extendido (Lunes a Domingo de 7:00 am – 10:00 pm y horarios festivos).

Oportunidades:

  • Incremento de enfermedades crónico degenerativas en nuestro país que abren nuevas posibilidades de negocios en el área de la salud. (Diagnóstico, análisis clínicos, detección de enfermedades).

Aplicación en sector público

De acuerdo con los gurús de la Mercadotécnia, el análisis FODA sirve para que una organización conozca su contexto interno y externo y pueda identificar y desarrollar su ventaja competitiva, que puede ser por costo, por diferenciación o por servicio.

Lo interesante es que este concepto también puede aplicarse al sector público, en específico en el análisis de los Programas Presupuestarios.

De hecho CONEVAL emitió los CRITERIOS DE ELABORACIÓN de la FICHA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN en donde especifica y orienta en como realizar un análisis FODA de un Programa Presupuestario.

Por mencionar un ejemplo, en la Ficha de Monitoreo y Evaluación del programa «Empleo Temporal», el cual contribuye al bienestar económico de hombres y mujeres de 16 años o más que viven en municipios de Muy alta, Alta o Media Marginación, así como en municipios con Alta Pérdida de Empleo, y en aquéllos en los que ocurren emergencias y que ven afectados sus ingresos por baja demanda de mano de obra o por los efectos negativos de una
emergencia natural o económica a sus actividades productivas. Su mecanismo de intervención principal es apoyo temporal al ingreso mediante tres modalidades: a) Apoyo económico al beneficiario, b) Apoyo para la adquisición o arrendamiento de herramientas, materiales y/o equipo, y c) Apoyos a la participación social.

Fortalezas

  1. El Programa se focaliza en la población vulnerable de municipios de muy alta, alta o media marginación así como en municipios con alta pérdida del empleo y en aquellos en los que ocurren emergencias que producen efectos negativos en sus actividades productivas.
  2. El PET es versátil al entregar apoyos económicos directos, apoyos para la ejecución de proyectos (adquisición de herramientas, materiales y equipo, etc.), así como apoyos a la participación social (desarrollo personal, familiar y comunitario), además de fomentar la participación ciudadana y su organización.
  3. El PET reporta incrementos en el número de beneficiarios, jornales y proyectos atendidos, y cumplimiento satisfactorio de sus metas, así como mejoría en la operación y planeación del programa, como la cuantificación
    de la Población Objetivo y Población Atendida.

Debilidades

  1. EL PET aún no cuenta con indicadores precisos que permitan comparar los apoyos otorgados a los beneficiarios, respecto al efecto en sus ingresos, lo que permitiría medir los resultados sobre los beneficiarios del programa.
  2. Existen asimetrías en la información que genera el programa, a nivel operativo y de planeación, dado que su intervención involucra a cuatro dependencias federales, característica del PET que no es aprovechada de manera positiva.
  3. El Programa no cuenta con Evaluaciones de impacto o de Resultados recientes.

Y para cerrar, las Amenazas, que no están en la Ficha del Programa, pero a manera de complemento de este ejercicio pudiera ser la política de migración de nuestro país vecino… que pondría a miles de mexicanos migrantes en retorno en sus comunidades de origen, que por lo general son las que tienen alta marginación (razón por la cual deben partir al norte).

Es todo por hoy, espero que haya sido de utilidad el episodio y nos vemos la próxima semana!

-isaac

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